Management von Komplexität bei Grossanlässen:
Grossanlässe wie die Fan Zone Zürich anlässlich der Euro 08 erreichen bezüglich Angebot, Ablauf und Sicherheit gewaltige Dimensionen. Eine minutiöse Projektplanung heruntergebrochen auf unzählige Teilprojekte inklusive dem entsprechenden Qualitätsmangement ist unerlässlich. Das Handling von Projekten wie der Fan Zone Zürich kommt der vorübergehenden Führung eines Unternehmens gleich. Die Fussball-Europameisterschaft ist der weltweit drittgrösste Sportanlass. Seit dem Zuschlag der Uefa für die Austragung befassten die Host Cities intensiv mit der Planung der Uefa Fan Zonen. Für die Konzeption, Planung, Vorbereitung und Abwicklung zog das Projektteam der Stadt Zürich die im Management von Grossanlässen erfahrene Eventagentur standing ovation bei.
Ein paar Eckdaten zur Fan Zone Zürich:
Dauer 07. bis 29. Juni 2008, Eröffnungsevent mit Konzerten am 06. Juni 2008. Die Fan Zone verfügte über eine Kapazität für rund 45'000 Zuschauer: kostenlose Stehplätze, eine Tribüne mit 2800 kostenpflichtige Sitzplätzen, 7 Skyboxen und eine schwimmenden VIP-Seeplattform mit Platz für jeweils 650 geladene Gäste. Während der dreiwöchigen Euro 08 besuchten total 725'000 Zuschauer die Fan Zone. Über die gesamte Event-dauer war die Tribüne zu 96%, die Seeplattform zu 90% ausgelastet. Die Fussballspiele wurden auf drei Grossleinwänden à 60 m2 übertragen. Auf dem Sechseläutenplatz, im Zürichsee und auf einem mobilen Truck am Utoquai waren je eine Leinwand platziert. Dadurch war eine maximale Sichtbarkeit gewährleistet und die Zuschauer verteilten sich optimal auf dem Gelände. Das Eingangsportal bildeten zwei gigantische Torbogen am Bellevue und an der Seepromenade, welche während einer Verkehrs- sperrung des Utoquais über Nacht aufgestellt wurden. Verpflegungs- möglichkeiten boten 34 Cateringstände auf dem Areal sowie ein Team von Spitzenköchen, das für die geladenen VIP-Gäste täglich ein kulinarisches Verwöhnprogramm zauberte. Während den 31 Spielen der Euro 08 stillten die Besucher Ihren Hunger und Durst unter anderem mit über 77'000 Grillwürsten und mehr als 200’000 Liter Bier.
Hohe Schule des Eventmanagements:
Einen Anlass von der Grössenordnung der Fan Zone Zürich zu organisieren ist eine hohe Kunst. Die vier Grundpfeiler einer erfolgreichen Umsetzung sind ein hieb- und stichfestes Kernkonzept, Prozess- und Planungs- Kompetenz, Erfahrung und hohe Flexibilität. Das Kernkonzept legt die Leit- planken fest. Als eigentliches Herzstück kommt ihm eine hohe Bedeutung zu. Innerhalb der vorgegebenen Leitplanken bewegen sich in der Folge die einzelnen Prozessschritte bzw. die Teilprojektkonzepte. Wenn das Grob-gerüst steht, gilt es die einzelnen Projektschritte und die beizuziehenden Lieferanten zu definieren und zu briefen. Die Abläufe stehen und fallen mit einer akribischen Planung. Die Basis jeder perfekten Prozessorganisation ist Planungssicherheit. Darunter fallen Aspekte wie detaillierte und permanent aktualisierte Projektstatuspläne, transparente Einnahmen- und Ausgaben- budgets, ein ausgereiftes Drehbuch und eine Rund-um-die-Uhr-Verfügbar- keit der Projektleitung. Nur motivierte Leute bringen Topleistungen «Aus Erfahrung wird man klug», besagt ein Sprichwort. Im Event- management ist jede Erfahrung Gold wert, fliesst sie doch direkt in das nächste Projekt mit ein. Unerlässlich ist auch eine hohe Kommunikations-kompetenz. Denn das Gelingen eines Anlasses hängt direkt mit der Motivation der beteiligten Personen und Lieferanten zusammen. Last, but not least benötigt das Management von Komplexität bei Grossanlässen ein hohes Mass an Flexibilität. Wo so viele Menschen und nicht planbare Grössen wie Wetterverhältnisse vorhanden sind, gilt es immer wieder spontan auf Unvorhergesehenes reagieren zu können bzw. immer einen Plan B griffbereit zu haben.
Fan Zone Zürich - eine Meisterleistung der Projektorganisation:
Bei der Fan Zone Zürich galt es nebst der Grösse und Dauer des Anlasses gleich mehrere Knackpunkte zu lösen. Die Fan Zone an sensationeller Lage direkt am Zürichsee auf engstem Raum und an einer Hauptverkehrsachse erfolgreich aufzubauen, darf durchaus als eine Meisterleistung bezeichnet werden. Das Public Viewing auf dem Sechseläutenplatz und die See- plattform bargen in sich schon komplexe Anforderungen bezüglich Technik, Ablauf, Sicherheit, Personal und Catering. Dank einem intelligenten Projektmanagement hat standing ovation das Grossereignis reibungslos über die Bühne gebracht und in der ganzen Komplexität erst noch Wert auf kleinste Details gelegt. Verschiedene in- und ausländische Fernsehstationen trugen denn auch die Impressionen vom Bellevue in die ganze Welt.
Grossanlässe wie die Fan Zone Zürich anlässlich der Euro 08 erreichen bezüglich Angebot, Ablauf und Sicherheit gewaltige Dimensionen. Eine minutiöse Projektplanung heruntergebrochen auf unzählige Teilprojekte inklusive dem entsprechenden Qualitätsmangement ist unerlässlich. Das Handling von Projekten wie der Fan Zone Zürich kommt der vorübergehenden Führung eines Unternehmens gleich. Die Fussball-Europameisterschaft ist der weltweit drittgrösste Sportanlass. Seit dem Zuschlag der Uefa für die Austragung befassten die Host Cities intensiv mit der Planung der Uefa Fan Zonen. Für die Konzeption, Planung, Vorbereitung und Abwicklung zog das Projektteam der Stadt Zürich die im Management von Grossanlässen erfahrene Eventagentur standing ovation bei.
Ein paar Eckdaten zur Fan Zone Zürich:
Dauer 07. bis 29. Juni 2008, Eröffnungsevent mit Konzerten am 06. Juni 2008. Die Fan Zone verfügte über eine Kapazität für rund 45'000 Zuschauer: kostenlose Stehplätze, eine Tribüne mit 2800 kostenpflichtige Sitzplätzen, 7 Skyboxen und eine schwimmenden VIP-Seeplattform mit Platz für jeweils 650 geladene Gäste. Während der dreiwöchigen Euro 08 besuchten total 725'000 Zuschauer die Fan Zone. Über die gesamte Event-dauer war die Tribüne zu 96%, die Seeplattform zu 90% ausgelastet. Die Fussballspiele wurden auf drei Grossleinwänden à 60 m2 übertragen. Auf dem Sechseläutenplatz, im Zürichsee und auf einem mobilen Truck am Utoquai waren je eine Leinwand platziert. Dadurch war eine maximale Sichtbarkeit gewährleistet und die Zuschauer verteilten sich optimal auf dem Gelände. Das Eingangsportal bildeten zwei gigantische Torbogen am Bellevue und an der Seepromenade, welche während einer Verkehrs- sperrung des Utoquais über Nacht aufgestellt wurden. Verpflegungs- möglichkeiten boten 34 Cateringstände auf dem Areal sowie ein Team von Spitzenköchen, das für die geladenen VIP-Gäste täglich ein kulinarisches Verwöhnprogramm zauberte. Während den 31 Spielen der Euro 08 stillten die Besucher Ihren Hunger und Durst unter anderem mit über 77'000 Grillwürsten und mehr als 200’000 Liter Bier.
Hohe Schule des Eventmanagements:
Einen Anlass von der Grössenordnung der Fan Zone Zürich zu organisieren ist eine hohe Kunst. Die vier Grundpfeiler einer erfolgreichen Umsetzung sind ein hieb- und stichfestes Kernkonzept, Prozess- und Planungs- Kompetenz, Erfahrung und hohe Flexibilität. Das Kernkonzept legt die Leit- planken fest. Als eigentliches Herzstück kommt ihm eine hohe Bedeutung zu. Innerhalb der vorgegebenen Leitplanken bewegen sich in der Folge die einzelnen Prozessschritte bzw. die Teilprojektkonzepte. Wenn das Grob-gerüst steht, gilt es die einzelnen Projektschritte und die beizuziehenden Lieferanten zu definieren und zu briefen. Die Abläufe stehen und fallen mit einer akribischen Planung. Die Basis jeder perfekten Prozessorganisation ist Planungssicherheit. Darunter fallen Aspekte wie detaillierte und permanent aktualisierte Projektstatuspläne, transparente Einnahmen- und Ausgaben- budgets, ein ausgereiftes Drehbuch und eine Rund-um-die-Uhr-Verfügbar- keit der Projektleitung. Nur motivierte Leute bringen Topleistungen «Aus Erfahrung wird man klug», besagt ein Sprichwort. Im Event- management ist jede Erfahrung Gold wert, fliesst sie doch direkt in das nächste Projekt mit ein. Unerlässlich ist auch eine hohe Kommunikations-kompetenz. Denn das Gelingen eines Anlasses hängt direkt mit der Motivation der beteiligten Personen und Lieferanten zusammen. Last, but not least benötigt das Management von Komplexität bei Grossanlässen ein hohes Mass an Flexibilität. Wo so viele Menschen und nicht planbare Grössen wie Wetterverhältnisse vorhanden sind, gilt es immer wieder spontan auf Unvorhergesehenes reagieren zu können bzw. immer einen Plan B griffbereit zu haben.
Fan Zone Zürich - eine Meisterleistung der Projektorganisation:
Bei der Fan Zone Zürich galt es nebst der Grösse und Dauer des Anlasses gleich mehrere Knackpunkte zu lösen. Die Fan Zone an sensationeller Lage direkt am Zürichsee auf engstem Raum und an einer Hauptverkehrsachse erfolgreich aufzubauen, darf durchaus als eine Meisterleistung bezeichnet werden. Das Public Viewing auf dem Sechseläutenplatz und die See- plattform bargen in sich schon komplexe Anforderungen bezüglich Technik, Ablauf, Sicherheit, Personal und Catering. Dank einem intelligenten Projektmanagement hat standing ovation das Grossereignis reibungslos über die Bühne gebracht und in der ganzen Komplexität erst noch Wert auf kleinste Details gelegt. Verschiedene in- und ausländische Fernsehstationen trugen denn auch die Impressionen vom Bellevue in die ganze Welt.
